Procès-Verbal de conseil d’administration

Les secrets d’un bon PV de conseil d’administration en 5 questions

Comment faire un PV de conseil d’administration en bonne et due forme ? Voici une question que se pose tout secrétaire consciencieux. Et à juste titre, puisque le procès-verbal du CA d’une cuma revêt une importance capitale. Au-delà de certains impératifs juridiques, ce document résume les débats et permet de conserver une trace des échanges… échanges ni plus ni moins capitaux pour la bonne gouvernance de l’entreprise !

Quand rédiger le PV du conseil d’administration ? Quelles sont les obligations légales associées ? Que doit-il contenir ? Etc.

On lève le voile sur toutes les interrogations relatives au procès-verbal.

Pourquoi rédiger un PV de conseil d’administration ?

Pour une cuma, le conseil d’administration est un organe où sont prises des décisions importantes pour sa bonne conduite et son avenir. Dans ce contexte, le procès-verbal retranscrit les échanges et les délibérations adoptées, afin d’en conserver une trace écrite.

Par conséquent, le PV :

• sert parfois de preuve dans le cadre de contestations ultérieures ;
• permet un suivi rigoureux de l’évolution des décisions de l’entreprise dans le temps.

Qui rédige le procès-verbal de la réunion ?

La ou le secrétaire se charge généralement de la rédaction du procès-verbal. Pour ce faire, il prend des notes ou procède à un enregistrement au cours de la réunion, puis il retranscrit les conversations a posteriori, une fois la séance terminée.

Quelles sont les obligations légales ?

L’établissement d’un PV constitue une obligation légale :

☝️ Cette obligation est d’autant plus justifiée du fait que le document revêt une valeur juridique en cas de litige.

Par ailleurs, la loi stipule certaines mentions obligatoires à apposer. Doivent figurer sur le PV :

• le nom des administrateurs présents, excusés ou absents,
• la présence et l’absence des personnes convoquées,
• le nom de toute autre personne ayant assisté à la réunion,
• les signatures :

1. du président de la séance et d’au moins un administrateur,
2. d’au moins deux administrateurs en cas d’empêchement du président.

Comment faire un PV de conseil d’administration ?

Puisqu’il s’agit d’un document sur lequel s’appuie la cuma pour justifier des actions importantes, il doit être le plus complet et précis possible.

☝️ La retranscription du conseil d’administration suit en général l’ordre chronologique du déroulé de la réunion.

Autre point important : la neutralité absolue du ou de la secrétaire. Si vous êtes chargé de cette fonction, faites preuve d’une grande impartialité afin de rendre compte le plus fidèlement possible de la réalité des échanges et des décisions prises par le conseil.

Que doit contenir le PV du conseil d’administration ?

En plus des mentions obligatoires énoncées ci-dessus, le PV du conseil d’administration doit contenir un certain nombre d’éléments :

• le nom de l’entité et de l’instance,
• la date de la séance,
• l’heure de début et de fin de la réunion,
• le lieu où elle s’est déroulée,
• l’ordre du jour,
• la retranscription ou une synthèse des discussions,
• les décisions et délibérations prises lors du conseil d’administration,
• la précision des éventuelles réserves ou désaccords prononcés.

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